Các nhà lãnh đạo thành công là những người có khả năng giao tiếp xuất sắc. Điển hình như cựu CEO Steve Jobs, người truyền cảm hứng mãnh liệt đến với nhân viên của mình để tạo ra các sản phẩm tuyệt vời cho nhân loại. Hay là nhà cố vấn tài ba Jack Welch, người giúp cho đội ngũ lãnh đạo cấp cao của GE vươn lên tầm cao mới. Thậm chí là Jeff Bezos, người truyền tải mạnh mẽ những ưu điểm của Amazon đến với nhân viên của mình và tất cả mọi người trên toàn thế giới.
Hiểu được sự cần thiết của giao tiếp trong hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Dưới đây sẽ là 14 hướng dẫn cải thiện kỹ năng truyền tải dành để trở thành một nhà lãnh đạo toàn diện hơn.
1. Tìm hiểu những điều cơ bản của ngôn ngữ hình thể (phi giao tiếp)
Theo một nghiên cứu gần đây cho biết, trong một buổi trình bày thì 55% sự cảm nhận của khán giả dành cho người thuyết trình đều phụ thuộc vào ngôn ngữ hình thể. Điều này cho thấy, phần lớn những điều bạn muốn truyền đạt không được ghi nhận qua lời nói và chú ý trực tiếp vào các tín hiệu vật lý.
Để tăng tính hiệu quả cho một cuộc giao tiếp, bên cạnh việc trình bày một cách rõ ràng và tự tin hãy áp dụng các tư thế hình thể thích hợp. Lấp đầy không gian qua các cử chỉ, hành động, duy trì liên tục sự giao tiếp bằng mắt và duy trì ánh nhìn một cách tinh tế.
2. Giao tiếp sâu
Năm 1990, một sinh viên tốt nghiệp tại Đại học Stanford đã làm một nghiên cứu và chứng minh rằng người thuyết trình đánh giá quá cao sự tiếp nhận thông tin của khán giả. Trong một nghiên cứu được biết đến với tên gọi “The tappers and listeners” (tạm dịch là: “Người gõ nhịp và người nghe”), một nhóm người tham gia được giao yêu cầu gõ giai điệu của 120 bài hát nổi tiếng và những người còn lại phải đoán tên bài hát đang được gõ.
Người gõ nhịp ước tính rằng sẽ có 50% trong tổng số 120 bài hát được gõ sẽ được người nghe xác định chính xác. Nhưng thực tế là chỉ 2,5% bài hát được xác định chính xác. Nghiên cứu chỉ ra rằng, cần sự cố gắng rất nhiều trong truyền đạt, giao tiếp sâu để thành công khi chia sẻ những ý tưởng mới. Và một điều cũng được rút ra từ nghiên cứu này là sự tiếp thu của khán giả không nhiều như người thuyết trình mong đợi.
3. Tránh lạm dụng các phương tiện trực quan
Steve Jobs đã đặt ra một quy tắc tại Apple, cấm sử dụng bài thuyết trình PowerPoint. Tương tự, Sheryl Sandberg cũng đã cấm nhân viên của mình sử dụng PowerPoint trong các buổi thuyết trình lại Facebook. Cả hai nhà lãnh đạo đã chỉ ra rằng, trên thực tế Powerpoint không tăng mà còn giảm hiệu quả giao tiếp, gây cản trở không đáng có trong các buổi truyền đạt.
Hãy chuẩn bị từ ngữ, cách truyền tải lôi cuốn và khả năng ngôn ngữ cơ thể thành thạo để nêu lên quan điểm của bạn đến với khán giả. Ngưng việc lạm dụng sự hỗ trợ từ các phương tiện trực quan khi thực sự không cần thiết.
4. Hãy đề nghị để nhận những phản hồi trung thực
Không riêng bất kỳ kỹ năng lãnh đạo nào, việc nhận được phản hồi trung thực từ đồng nghiệp, quản lý và các thành viên trong nhóm là yếu tố quan trọng cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Nếu thường xuyên thu hút và phân tích sự nhận xét một cách nghiêm túc, những đóng góp ý kiến từ mọi người sẽ giúp bạn tìm ra những điểm yếu, sai sót cần hoàn thiện.
5. Thu hút sự chú ý của khán giả
Dù đã trở thành một người thuyết trình hấp dẫn thì tất cả các khán giả đều có các khoảng thời gian chú ý bị hạn chế. Để truyền đạt hiệu quả hơn, hãy thêm các thảo luận tương tác vào phần thuyết trình.
Các mục câu hỏi dành riêng cho người nghe, khuyến khích mọi người nêu lên suy nghĩ, quan điểm trong một buổi thảo luận, hoặc ít rất là đặt ra một vài câu hỏi giả định để kích thích sự tương tác từ khán giả.
6. Bắt đầu và kết thúc với các trọng điểm
Hãy nhớ lại nghiên cứu “The tappers and listeners” được đề cập ở phần giao tiếp sâu. Rõ ràng có thể thấy truyền đạt rõ ràng và giao tiếp sâu thực sự đóng vai trò rất quan trọng. Để đảm bảo rằng khán giả hiểu được những điểm chính được nêu lên bởi người nói, hãy nhắc lại những trọng điểm khi bắt đầu và kết thúc. Bên cạnh đó, phát cho người nghe một bản tóm tắt những nội dung chính, tăng hiệu quả thành công truyền tải cho buổi thuyết trình.
7. Sử dụng phương pháp PIP
Một khuôn khổ phổ biến được áp dụng bởi các nhà chuyên gia kinh tế mở màn cho buổi thuyết trình tại công ty McKinsey gồm 3 bước lần lượt là: Mục đích (Purpose), Tầm quan trọng (Importance); Xem trước (Preview) được viết tắt là PIP.
Theo phương pháp này, đầu tiên người trình bày sẽ lần lượt nêu lên mục đích của bài thuyết trình, lý do và tầm quan trọng bằng cách xem xét các ý nghĩa và kết quả đưa ra. Cuối cùng, một bản xem trước các nội dung các chủ đề sẽ được thảo luận. Phương pháp PIP được đánh giá là một cách hữu ích khiến khán giả hào hứng và chú ý hơn với bài thuyết trình, nâng cao sự tập trung, thông điệp và các trọng điểm cần quan tâm.
8. Quay phim và thu âm lại bài thuyết trình
Sẽ cần rất nhiều thời gian và năng lượng để có thể thực hiện một bài thuyết trình đạt hiệu quả cao. Trong trường hợp, bạn cần phải trình bày một nội dung thuyết trình nhiều lần, hãy xem xét vấn đề thu âm và quay phim để có thể sử dụng cho những lần tiếp theo.
Dưới nền tảng công nghệ như Wistia và Zoom, cho phép người dùng có quyền thu lại và phát đi phần trình bày của chính mình. Bên cạnh đó sẽ có các công cụ hỗ trợ giúp video được thu hình trở nên hấp dẫn và thu hút hơn. Phần mềm này cũng cung cấp cho quản trị viên về số liệu tham gia của người tham xem.
Nền tảng ghi hình bài thuyết trình đặc biệt hữu ích với những nhà hoạt động truyền thông, những người làm việc trong lĩnh vực đào tạo giáo dục.
9. Nghệ thuật tự chủ thời gian
Mặc dù những trò đùa của các diễn viên hài không thật sự phù hợp với môi trường làm việc nhưng họ thực sự sở hữu khả năng truyền đạt hiệu quả. Các diễn viên hài nổi tiếng như Chris Rock và Dave Chappelle thực sự làm chủ được sân khấu của họ trong suốt một chương trình hài kịch kéo dài 90 phút, một phần nhờ việc tự chủ thời gian.
Hãy như các diễn viên hài, cảm nhận khán giả, đánh giá và đưa ra quyết định thời điểm thích hợp để chuyển chủ đề, đưa ra ý tưởng hay hay nhấn mạnh trọng điểm.
10. Diễn thuyết một cách thoải mái, tự nhiên
Khi các luật sự trình bày quan điểm vụ án trước Tòa, họ không quá nghiêm trang, long trọng mà rất dứt khoát và tự nhiên. Điều đó có nghĩa rằng, họ đã liệt kê một loạt các chủ đề, lập luận sẽ phải trình bày nhưng không học thuộc hay ghi nhớ từng câu từng chữ. Cách thức giao tiếp này sẽ cho phép các luật sư đưa ra các quan điểm tổng quan cần thiết cho vụ án nhưng vẫn rất linh hoạt về hình thức giao tiếp dựa trên phản ứng và câu hỏi từ các bên liên quan.
11. Định vị đối tượng người nghe
Để có một buổi giao tiếp hiệu quả, điều quan trọng bản phải biết khán giá của bạn là ai. Vì đối tượng người nghe không giống nhau nên các sở thích, nhận thức hay chuẩn mực văn hóa cũng khác nhau và cần phải xem xét thật kỹ khi truyền tải thông tin. Cách tốt nhất để nhận biết kỳ vọng người nghe là tìm hiểu và nhận định qua thông tin từ tổ chức của khán giả.
12. Thêm các đối tượng để tăng khả năng ghi nhớ của người nghe
Một nghiên cứu gần đây đã nhận định rằng con người có khả năng lưu trữ thông tin tốt hơn nếu thông tin đó gắn với các đối tượng bao gồm sự vật, sự việc và ngược lại. Để tăng hiệu quả ghi nhận vấn đề từ người nghe, hãy xem xét lồng ghép những đối tượng thích hợp vào bài thuyết trình. Có thể là một vài yếu tố gây cười hoặc ngạc nhiên.
13. Tập trung vào sự tôn trọng
Tiếng cười là một trong những yếu tố khiến cuộc đối thoại trở nên thoải mái, cách thức tốt để kết bạn trong môi trường chuyên nghiệp. Nhưng luôn phải nhớ rằng, những người sở hữu kỹ năng giao tiếp thành công được ghi nhận bởi sự tôn trọng nhiều hơn là tính vui vẻ từ khán giả. Dĩ nhiên 1 hay 2 câu chuyện cười sẽ hâm nóng và thu hút sự chú ý của người nghe nhưng trách việc lạm dụng, biến bài thuyết trình của bạn thành một buổi tấu hài.
14. Hãy trở thành người lắng nghe
“Listen more than you talk” (tạm dịch: Hãy tập lắng nghe nhiều hơn nói”). Đây là câu nói của Richard Branson dành cho những nhà kinh doanh muốn kết nối với mọi người. Để giao tiếp hiệu quả, trước tiên hãy lắng nghe những gì người khác nói. Sau đó bạn hãy đưa ra một câu trả lời chu đáo cho thấy bạn đang thực sự quan tâm đến đối phương.
Không thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và bạn hoàn toàn có thể trau dồi và sở hữu. Hãy nhớ, sử dụng giao tiếp kết hợp phi ngôn ngữ, lắng nghe đối phương, áp dụng lồng nghép những câu chuyện mới lạ để đảm bảo nội dung được kết nối liền mạch với khán giả.
Biên dịch bởi Nhanvienbanhang.vn