Khi nghĩ về ba thách thức giao tiếp hàng đầu mà khách hàng của tôi chia sẻ, và mặt trái của nó là ba cách nhanh nhất để tăng cường cách tiếp cận giao tiếp. Tôi đã thấy rằng có ba sự thay đổi giao tiếp thiết yếu sẽ mang lại sự cải thiện nhanh chóng.
Ngừng phản ứng quá mức cảm xúc và phản ứng từ sự phòng thủ
Năm năm trước, tôi đã viết một bài đăng trên LinkedIn về 6 hành vi tiêu cực đẩy mọi người đi: Làm thế nào để nhận ra chính họ và thay đổi họ, và bài đăng đó vượt ra khỏi tôi. Tôi đã rất ngạc nhiên khi nó đã lan truyền (hơn 3 triệu lượt xem) bởi vì trong bài viết, tôi đã yêu cầu mọi người hãy nhìn kỹ, tập trung vào bản thân họ và cách họ tương tác với người khác và các chuyển động của thế giới, để xem cách tiếp cận của họ với những con người khác nhau. Sáu hành vi tiêu cực đó là:
Tự lấy mọi thứ cá nhân
Ám ảnh về những suy nghĩ tiêu cực
Đối xử với bản thân như một nạn nhân
Thiếu sự đồng cảm
Phản ứng quá mức
Cần sự xác nhận liên tục
Khi chúng ta tham gia vào những hành vi này ở mức độ thường xuyên, sẽ rất khó để hỗ trợ cho các ý tưởng, thông điệp và sáng kiến của chúng ta. Để làm cho phương pháp giao tiếp của chúng ta hiệu quả hơn ngay lập tức, chúng ta cần ngừng phản ứng với mọi thứ theo cách quá xúc động, phi lý hoặc mất cân bằng. Và chúng tôi phải ngừng đáp ứng phòng thủ. Nhưng làm thế nào chúng ta có thể đạt được điều này một cách nhanh chóng?
Trong một bài viết Tâm lý hôm nay thú vị của Tiến sĩ Ellen Hendriksen, cô chia sẻ những cách chúng ta có thể ngừng trở nên phòng thủ ở những gì chúng ta nghe thấy.
Một chiến lược bạn có thể thực hiện ngay lập tức, ngay giữa cuộc trò chuyện đầy thách thức, là dành thêm thời gian để bình tĩnh, suy nghĩ về bản thân và lấy lại thăng bằng thay vì nhảy vào để tự vệ.
Hendriksen chia sẻ điều này:
Trong thời điểm này, hãy mua thời gian.
Làm thế nào ... Làm thế nào tôi có thể quản lý sự phân chia ít quan trọng hơn khi nó chỉ hấp dẫn để làm theo bản năng và tự bảo vệ mình? Câu trả lời: làm cho nó qua thời điểm đó bằng cách chờ đợi để phản ứng. Chỉ cần để hàm lượng adrenaline tăng và tổng hợp những suy nghĩ của bạn. Bạn có thể làm điều này là một trong hai cách.
Tùy chọn đầu tiên là sử dụng các từ phụ và để người khác tiếp tục nói. Bạn có thể nói, “Hãy…”, “Ồ! Hãy nói thêm về điều đó”. Sau đó, hãy sử dụng thời gian họ đang nói để hít thở chậm và xem xét cách bạn muốn trả lời.
Kiểm soát hơi thở và hít thở sâu có thể giúp bạn phản ứng khác nhau. Nghiên cứu gần đây đã phát hiện ra rằng hơi có thể làm dịu bộ não bộ của bạn và tạo ra những lợi ích vật chất quan trọng khác.
Kết quả cuối cùng là bạn thực sự có thể quản lý và kiểm soát cách bạn phản ứng với các suy nghĩ tiêu cực. Bạn có thể kiểm soát các phản ứng của mình và ngăn chặn những phản ứng đánh cắp khả năng giao tiếp thành công và hiệu quả của bạn.
Lắng nghe tốt hơn và với một ý định khác
Thật không may, hầu hết chúng ta đã không có bất kỳ khóa đào tạo nào về cách lắng nghe tốt hoặc những gì chúng ta cần làm để trở thành người nghe hiệu quả hơn. Kết quả là nhiều người không lắng nghe thấy điều gì cả. Thay vào đó, họ chỉ đơn giản là tạm dừng lời nói của mình để chờ lần thứ hai họ có thể tiếp tục nói hoặc xen vào ý kiến của đối phương mà không cần tiếp nhận hoặc xử lý các thông điệp của người nói trước mặt họ.
Như Stephen Covey đã nói: Hầu hết mọi người không lắng nghe với mục đích hiểu. Họ lắng nghe với ý định trả lời. Trong cuốn sách “7 Habits of Highly Effective People”, anh khám phá ra rằng thói quen thứ 5 là tìm kiếm trước tiên để hiểu, sau đó được hiểu.
Tất cả 7 thói quen này rất hữu ích để xây dựng một cuộc sống và công việc bạn muốn, nhưng với tôi, điều này, về cách chúng ta lắng nghe và điều gì ngăn cản chúng ta thực sự kết nối và tham gia vào những cách cùng có lợi với người khác, có thể được thay đổi ngay ở đây ngay bây giờ. Chỉ cần tìm cách hiểu.
Hiểu những gì bạn thực sự muốn nói và tìm cách nói tốt
Trong các nghiên cứu của tôi với tư cách là nhà trị liệu hôn nhân và gia đình, chúng tôi đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu các hệ thống và lý thuyết truyền thông, khám phá cách các hệ thống trong tự nhiên và thế giới (bao gồm các hệ thống quan hệ) hoạt động và truyền tải thông tin. Tôi đã trải qua một bất ngờ lớn khi tôi bắt đầu tìm hiểu xem chúng tôi thực sự giao tiếp và truyền tải bao nhiêu mỗi phút mà không có sự nhận thức.
Từ ngôn ngữ cơ thể, lập trường, giọng điệu, nét mặt, tiếng thở dài, sự tạm dừng chúng ta thực hiện và những ánh mắt chúng ta tạo ra và hơn thế nữa, chúng ta đang chia sẻ rất nhiều thông tin về những gì chúng ta thực sự cảm thấy. Và thường thì những lời chúng ta thốt ra không phải lúc nào cũng đại diện cho những cảm xúc mà chúng ta đang ẩn chứa bên trong.
Chẳng hạn, hãy nói rằng bạn rất tức giận về người cộng sự trong nước với việc không bao giờ lấy rác ra khi nó cần được dọn sạch. Nó làm bạn thất vọng mỗi ngày mà bạn cảm thấy bạn phải làm điều đó. Một lần nữa hôm nay, bạn thấy rằng rác đang tràn ra, và hôm nay bạn trở nên tức giận. Bạn nói với đối tác của mình bằng giọng điệu giận dữ “rác đang tràn ra”. Nhưng câu nói đó không phải là tất cả những gì bạn muốn nói.
Những gì bạn thực sự nói bên trong là thế này: “Rác đã đầy một lần nữa và tôi luôn luôn là người lấy nó ra! Tại sao vậy? Làm thế nào bạn có thể đi bộ hàng ngày và không suy nghĩ để đưa nó ra ngoài? Tại sao nó tự động rơi vào tôi? Hãy mang nó ra ngoài!” Đối tác của bạn hầu như sẽ không hiểu những gì bạn đang nghĩ và không giải quyết được vấn đề thực sự của bạn, hoặc sẽ cảm thấy bạn đồng điệu và tự hỏi tại sao bạn lại tức giận như vậy.
Bạn sẽ cải thiện khả năng giao tiếp và các mối quan hệ của mình, và tác động của bạn trong các mối quan hệ đó nếu bạn có thể học cách nói những gì cần nói và nghe những gì cần được lắng nghe một cách bình tĩnh và hạn chế phản ứng nhất có thể. Trong trường hợp này, cuộc trò chuyện tốt nhất sẽ bao gồm một cuộc thảo luận thẳng thắn, bình tĩnh và cởi mở về những vai trò của bạn. Nếu bạn tức giận về điều đó, rất có thể bạn sẽ tiếp tục cảm thấy bực bội cho đến khi bạn nói về những gì bạn nghĩ cần phải thay đổi và làm điều đó theo cách mà bạn có thể nghe thấy.