Quản lý thời gian không phải là một chủ đề quá xa lạ, đặc biệt đối với những người đang có công việc bận rộn. Mọi người đều hy vọng có thể cải thiện hiệu quả công việc, hoàn thành được nhiều việc nhưng trong thời gian ngắn hơn.
Trên thực tế, điều chúng ta nên theo đuổi là làm thế nào để tận dụng được thời gian một cách tốt nhất, chứ không phải là làm thế nào để làm được nhiều việc hơn.
Nếu bạn có ý thức về tầm quan trọng của thời gian trong cuộc sống lẫn công việc, bạn có thể đọc cuốn sách "The Skinny on Time Management - How to Maximize Your 24-hour Gift", tạm dịch là "Quản lý thời gian - Cách tận dụng tối đa món quà thời gian 24 giờ" của Jim Randel. Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn một cách nhìn tổng quan về các nguyên tắc sử dụng trong việc quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất.
Cuốn sách đề cập đến 10 phương pháp giúp cải thiện hiệu quả công việc và khả năng quản lý thời gian, bạn có thể tham khảo sau đây:
1. Đưa ra quyết định ngay lập tức về những công việc thường gặp mỗi ngày
Kẻ thù lớn nhất trong việc lãng phí thời gian đó chính là sự chần chừ. Để không phải tiếc nuối thời gian đã trôi qua, chúng ta cần phải cố gắng kìm chế suy nghĩ "để lát nữa làm cũng được".
Khi có điều gì đó xảy ra, hãy quyết định ngay lập tức những việc cần phải làm. Nếu là việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, bạn hãy làm ngay lập tức. Hãy nhớ rằng, chỉ giải quyết 1 việc tại 1 thời điểm, đừng cố ôm đồm mọi thứ để rồi việc nào cũng trong trạng thái nửa vời.
2. Đặt những thứ tương tự ở cùng một nơi
Để giảm thời gian tìm đồ vật, cách tốt nhất là đặt chúng vào một vị trí cố định. Chẳng hạn như đối với các file lưu trữ trong máy tính, tốt nhất nên lưu trong một tệp, phân định rõ ràng. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian.
3. Dành thời gian cố định mỗi ngày để trả lời tin nhắn và email
Nếu bạn thường xuyên online trong khi đang làm việc, chắc chắn bạn sẽ bị phân tâm bởi nhiều thứ. Trong trường hợp này, bạn sẽ không thể tập trung xử lý bất cứ điều gì. Vì vậy, cách tốt nhất là xử lý mail, trả lời tin nhắn tại một thời điểm cố định.
4. Đeo đồng hồ có chức năng hiển thị kim giây
Phương pháp này có thể giúp chúng ta thiết lập nhận thức về thời gian. Bạn sẽ cảm thấy thời gian trôi qua vùn vụt và biết trân trọng thời gian hơn.
5. Ghi lại những suy nghĩ trong đầu bất cứ lúc nào
Thói quen mang theo một cuốn sổ tay nhỏ bên cạnh để ghi chép thường được các tỷ phú như Thomas Edison, Bill Gates, George Lucas, Tim Ferris... duy trì trong suốt hàng thập kỷ. Đây là công cụ dễ dàng nhất để có thể ghi lại những suy nghĩ bất chợt lóe lên trong đầu bạn.
Điều này cũng có thể làm giảm sự lo lắng được gây ra bởi nỗi sợ quên ý tưởng quan trọng. Ngoài ra, thói quen này rất có lợi cho việc suy nghĩ của não bộ.
6. Học cách đọc nhanh
Mỗi ngày chúng ta phải tiếp nhận vô số các loại thông tin khác nhau, từ kiến thức trong sách vở cho tới tin tức giải trí. Nếu biết cách đọc, bạn có thể tăng tốc độ đọc, điều này giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian.
7. Yêu cầu giúp đỡ
Khi gặp một vấn đề nào đó khó khăn, thay vì ngồi mò mẫm mọi thứ, việc tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người có kinh nghiệm là phương án tối ưu nhất. Những lỗi lầm mà bạn gặp phải có thể những người đi trước đã từng trải qua, vì thế họ chắc chắn sẽ có kinh nghiệm sửa chữa và giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng.
8. Hoàn thành công việc trong 1 lần
Nếu có thể hoàn thành công việc được giao trong 1 lần, hoặc trong khoảng thời gian ngắn nhất thì điều đó cực kỳ tốt. Bởi, nếu bạn cứ chần chừ, kéo rê mọi thứ và không bắt tay vào làm ngay, bạn sẽ thấy thời gian chẳng mấy chốc đã đến hạn deadline mà mọi thứ vẫn chưa đâu vào đâu cả.
Công việc nếu có thể hoàn thành trong 3 tiếng, đừng tự cho bản thân hạn deadline 1 tuần, nếu không bạn sẽ thực sự kéo dài thời gian làm việc trong suốt cả 1 tuần.
9. Không nên nghĩ về những việc đã hoàn thành
Sau khi hoàn thành công việc, dù kết quả có ra sao đi chăng nữa thì cũng không nên dành quá nhiều thời gian suy nghĩ. Điều bạn cần làm là đứng dậy, bắt tay vào công việc tiếp theo. Nếu công việc trước đó có xảy ra vấn đề gì, bạn hãy sửa ngay khi nhận được lời phàn nàn.
10. Học cách vứt bỏ những thứ không quan trọng
Có những thứ trong cuộc đời cũng giống như đồ đạc, đã không cần thiết thì hãy mạnh tay buông bỏ, nó sẽ góp phần làm cho công việc trở nên tốt hơn nhiều. Thay vì xem một số thứ có hữu ích hay không, bạn hãy xem chúng còn còn giá trị sử dụng được nữa không.
Chẳng hạn như vứt bỏ kinh nghiệm cũ không còn phù hợp, vứt bỏ lối suy nghĩ cũ, quan điểm cứng nhắc..., những thứ này không còn áp dụng được trong công việc hiện tại, nếu có sử dụng chỉ khiến hiệu suất công việc kém, thậm chí còn tốn công sửa lại rất mất thời gian.