Quy trình làm việc là một vấn đề được giới chuyên gia cho là “lỗi” phổ biến khiến bộ máy doanh nghiệp làm việc thiếu hiệu quả. Để bộ máy hoạt động nhịp nhàng, doanh nghiệp bắt buộc phải thiết lập quy trình làm việc cho riêng mình; bên cạnh đó có thể kết luận quy trình là bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.
Trường hợp 1: Trao quyền chưa mang lại hiệu quả
Nhân viên được trao quyền trên danh nghĩa, trong đội nhóm có rất nhiều như “Project Manager” còn gọi là “Quản lý Dự án”. Nhưng thực tế, họ không có toàn quyền hạn quyết định công việc, chủ yếu là thu thập thông tin, trình lên cấp trên ký duyệt.
Trong tình huống này, thường do quy trình của doanh nghiệp có quá nhiều công đoạn rối rắm, mất thời gian. Bản thân người được giao chức vụ cảm thấy quyết định của mình không được coi trọng.
Trường hợp 2: Họp nhiều và “hành” cũng nhiều
Nếu dành ra 1 phút suy nghĩ về nội dung công việc bạn làm trong ngày, liệu đa số có phải là họp hành và giao lưu phòng ban?
Theo nghiên cứu khoa học, não bộ con người chỉ có thể làm việc năng suất nhất trong 4-5 tiếng/ngày. 8 tiếng thực sự là khoảng thời gian quá sức, người bình thường không thể tải nổi. Vậy 3 tiếng còn lại, chúng ta đang để bộ não làm những việc gì?
• Trả lời những email có nội dung không liên quan trực tiếp đến mình?
• Dự nhiều cuộc họp dài lê thê?
Họp hành lâu và nhiều khiến đa số nhân viên cảm thấy mệt mỏi, công việc trong ngày không thể làm hết, yêu cầu họ phải làm thêm giờ. Về lâu dài, tình trạng này sẽ ảnh hưởng xấu đến đời sống cá nhân của nhân viên và đây là một trong những lý do quan trọng khiến họ nhanh chóng rời bỏ công ty.
Trường hợp 3: Ý kiến của nhân viên chưa được lắng nghe thấu đáo
Quy trình có thể do một số người đặt ra, cụ thể là do ban lãnh đạo ban hành, nhưng nhân viên mới là người vận hành nó. Tuy nhiên, một số nhà lãnh đạo - những người đặt ra quy trình vẫn còn có quan điểm bảo thủ và ép buộc, khiến nhân viên chỉ biết làm theo nhưng thực chất đa số trong đó họ cảm thấy bất mãn và không hài lòng.
Lâu dài, sự bảo thủ và không tôn trọng ý kiến nhân viên chỉ làm cho mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên căng thẳng. Thiệt hại lớn nhất là công ty sẽ tự đánh mất những ý tưởng sáng tạo của nhân viên.
Đứng trước những vấn đề trên, đâu là giải pháp để khiến doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi mà mọi thứ đều thay đổi. Chúng ta cần phải làm gì để cải thiện hiệu quả của từng bộ phận, từng nhân sự trong công ty.
1. Kiến tạo một môi trường làm việc sáng tạo và công bằng
Khi nhà lãnh đạo thật sự quan tâm đến nhân viên, biết cách gieo mầm, tạo được bầu không khí giao tiếp thân thiện, cởi mở và trao cho mọi người những công việc đầy thử thách, tạo động lực để mọi người phát huy năng lực làm việc và sáng tạo, chắc chắn rằng họ sẽ nhận được những kết quả tốt nhất.
Ngoài ra, cách tốt nhất để doanh nghiệp khai thác hiệu quả mọi tiềm năng, lợi thế và cơ hội kinh doanh của mình là tuyển dụng và phân công đúng người, đúng việc.
2. Thiết lập quy trình làm việc tinh gọn
Hiện nay đã có rất nhiều công cụ trợ giúp, quy trình tinh gọn giúp mang lại hiệu quả và tối đa năng suất của doanh nghiệp. Chúng ta có thể bắt đầu từ việc loại trừ những khâu không cần thiết và tối đa năng suất nhân viên bằng cách trao cho họ nhiều cơ hội để phát triển hơn thay vì dùng quy trình để kiểm soát sự sáng tạo của họ.
3. Trao quyền - ghi nhận công lao và thưởng nếu nhân viên có thành tích tích cực
Lãnh đạo cần phải hiểu rằng: “Mỗi người đều có một thế mạnh riêng, điều mà những nhà quản trị phải làm là giúp mỗi thành viên phát huy thế mạnh đó”. Trong các buổi họp đội nhóm, các nhà quản lý luôn dành từ 5-10 phút để mỗi người tự trả lời những câu hỏi phát triển bản thân, ví dụ như tự nhận xét về “điểm mạnh, điểm yếu” của mình...
Giữa mỗi giờ giải lao, các trưởng nhóm thường trò chuyện với mọi người về định hướng của từng người, đưa ra lời khuyên nếu có thể. Đồng thời, qua những cuộc trò chuyện này, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên công ty sẽ trở nên khắng khít, từ đó lãnh đạo dễ dàng trao quyền hơn khi cần nhân viên có những ý tưởng đột phá.
Luôn có khen thưởng sau mỗi dự án thành công, ví dụ như tặng cho nhân viên ưu tú cơ hội phát triển nghề nghiệp (nhận được thêm nhiều chức vụ và trách nhiệm hơn) hoặc mở rộng nghề nghiệp (các chức trách khác nhau).