Thói quen là thứ đầu tiên cần xem lại nếu bạn không có tiến bộ thực sự trong công việc.
Để là người làm việc hiệu quả hơn, cần xác định thói quen nào đang hỗ trợ hay cản trở việc đạt được kết quả như mong đợi. Dưới đây là những thói quen có thể khiến bạn luôn bị trì trệ, uể oải.
Không có thời gian biểu sớm
Nếu có sẵn một kế hoạch, bạn sẽ tập trung hoàn thành công việc ngay khi thức dậy thay vì dành khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày để quyết định sẽ làm gì.
Jim Rohn, một doanh nhân kiêm diễn giả nổi tiếng người Mỹ, từng nói: "Không bắt đầu các hoạt động trong ngày cho đến khi biết chính xác những gì bạn định thực hiện. Đừng bắt đầu ngày mới nếu chưa có kế hoạch".
Do vậy, tốt nhất hãy lên kế hoạch cho cả một ngày vào tối hôm trước, để bạn có thể hành động ngay khi thức dậy. Điều này sẽ đưa bạn vào guồng hoạt động hiệu quả mỗi ngày. Nếu không sắp xếp mọi việc trước, năng suất của bạn có thể bị ảnh hưởng.
Ưu tiên công việc "nông" hơn công việc "sâu"
Để hoàn thành nhiều thứ hơn mỗi ngày, bạn nên phân biệt rõ ràng giữa công việc có giá trị thấp (nông) và công việc có giá trị cao (sâu). Khi xác định được sự khác biệt, hãy dành khoảng thời gian mà đầu óc minh mẫn nhất cho các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Mọi người thường hứng thú với công việc có giá trị thấp và dễ dàng, nhưng chúng khiến bạn bận rộn mà không thực sự giúp bạn tiến bộ. Những công việc "nông" kiểu như trả lời email, sắp xếp tài liệu, phản hồi các cuộc gọi, tổ chức các cuộc họp, công việc giấy tờ...
Nhiều người bắt đầu ngày mới bằng những cuộc họp dài, gọi điện thoại và trả lời email trước khi làm những việc giúp phát triển năng lực.
Nhiệm vụ có giá trị cao rất quan trọng với các mục tiêu dài hạn. Chúng bao gồm các việc như thực hiện quy trình bán hàng, viết, thiết kế, lập trình, chỉnh sửa video hoặc hình ảnh. Chúng đem lại kết quả quan trọng nhất cho bạn.
Khi trì hoãn các nhiệm vụ khó khăn để làm những công việc thoải mái, bạn hết thời gian cho công việc có giá trị cao. Đây là một vòng luẩn quẩn dẫn đến năng suất thấp. Tóm lại, hãy đầu tư giờ làm việc hiệu quả nhất vào những ưu tiên cao nhất. Hãy sắp xếp ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ có giá trị thấp.
Không có danh sách công việc ưu tiên
Khi có quá nhiều thứ để làm và việc nào cũng được cho là quan trọng và cần thực hiện ngay, bạn sẽ bị choáng ngợp, không biết bắt đầu từ đâu. Do vậy, học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ tạo ra sự khác biệt cho cách bạn làm việc và mức độ hoàn thành công việc.
Bạn cần biết mình muốn gì, đang hướng đến đâu. Hành động đúng, sử dụng năng lượng và phân phối thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ có thể giúp bạn đạt được điều mình muốn vào đúng thời điểm.
Không có hệ thống quản lý công việc phù hợp
Làm việc không có hệ thống có thể tiêu hao tinh thần, thể chất và cảm xúc hơn nhiều so với bạn có thể tưởng tượng.
Một hệ thống phù hợp sẽ cung cấp khả năng quản lý, thực hiện các cam kết và nhiệm vụ tại những thời điểm cụ thể. Nó chỉ đơn giản là một tập hợp các hành vi, được lặp đi lặp lại một cách nhất quán và theo một thứ tự cụ thể, cộng với các công cụ hỗ trợ chúng. Có được điều đó, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Không thực sự nghỉ ngơi
Làm việc mà không nghỉ ngơi sẽ tăng mức độ mệt mỏi và căng thẳng, khiến bạn khó làm các công việc quan trọng hơn.
Khoảnh khắc bạn dành thời gian thư giãn, bộ não và cơ thể sẽ phục hồi, nạp lại năng lượng và sẵn sàng làm những gì tốt nhất có thể. Để có hiệu suất cao bền bỉ, hãy sắp xếp thời gian hoàn toàn nghỉ ngơi. Không để bị phân tâm bởi danh sách việc cần làm, các kế hoạch...
Thời gian nghỉ ngơi không cần quá dài để tạo ra khác biệt. Thậm chí bạn chỉ cần 5 hoặc 15 phút giữa các công việc "sâu" là đủ. Nhưng khi nghỉ, bạn phải thực sự thư giãn.
Ngoài ra, nếu muốn duy trì năng suất làm việc ở mức cao nhất có thể, hãy ưu tiên giấc ngủ chất lượng. Thiếu ngủ không chỉ giảm năng suất mà còn có thể gây ảnh hưởng xấu tới sức khỏe.