Khi một cuộc họp quan trọng sắp đến, các nhà lãnh đạo thường không nghĩ gì khác hơn là vượt qua nó. Để giảm bớt sự lo lắng bị khuấy động bởi một cuộc họp khó khăn, các nhà lãnh đạo đã chuẩn bị quá mức. Mặc dù điều này có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng việc chuẩn bị quá mức là một sự lãng phí thời gian lớn về lâu dài. Dưới đây là một số cách để phá vỡ thói quen.
Nếu bạn nghĩ rằng một thói quen đã là một tài sản và giúp bạn đạt được vị trí trong sự nghiệp của mình, thì thật khó để ngăn chặn nó. Chuẩn bị kỹ lưỡng là điều quan trọng khi bắt đầu sự nghiệp của bạn; nhưng "những gì bạn có ở đây sẽ không đưa bạn đến đó." Tuy nhiên, thật khó để rút lại một chiến lược luôn phù hợp với bạn. Tôi đề nghị rút lui dần dần.
Ví dụ: một khách hàng cũ đã thực hiện một bước nhỏ trong việc theo dõi thời gian của cô ấy. Đối với một cuộc họp thường trực với nhóm lãnh đạo cấp cao, khách hàng này có xu hướng dự phòng quá mức; bằng cách theo dõi thời gian, cô biết mình đã dành gần cả ngày để chuẩn bị cho cuộc họp kéo dài hai giờ. Chúng tôi quyết định rằng cô ấy sẽ chỉ cho phép nửa ngày để chuẩn bị. Với bước nhỏ này, khách hàng của tôi đã có thể dành thời gian để chuẩn bị và sau đó tập trung vào các sáng kiến chiến lược khác cần sự chú ý của họ.
Cần một đối tác
Bạn có thể cần ý kiến bên ngoài hoặc người hỗ trợ để hạn chế thói quen tiết chế quá mức. Chọn một người hiểu công việc và thế mạnh và lĩnh vực phát triển của bạn. Khi bạn tìm ra người đó có thể giúp gì cho bạn, hãy cân nhắc cách bạn sẽ đưa ra yêu cầu.
Bạn có thể diễn đạt câu hỏi theo cách này: "Tôi yêu cầu trợ giúp. Bất cứ khi nào chúng ta có cuộc họp lãnh đạo cấp cao hoặc cuộc họp sản phẩm hàng quý, tôi dành quá nhiều thời gian để chuẩn bị. Chúng ta có thể lên lịch cuộc họp 20 phút mỗi tháng một lần để bạn có thể kiểm tra về sự tiến bộ của tôi? Điều đó sẽ giúp tôi cảm thấy chuẩn bị tốt hơn."
Tương tự như vậy, nếu bạn có một đồng nghiệp luôn tỏ ra thoải mái trong các cuộc họp mà không mất hàng giờ đồng hồ chuẩn bị, hãy hỏi xem họ có thể chia sẻ bí mật của họ với bạn không.
Xác định kích hoạt của bạn
Trong các cuộc họp, đâu là tác nhân gây mất an toàn cho bạn? Một khách hàng cũ đã sợ hãi khi gặp một thành viên trong nhóm lãnh đạo cấp cao của mình vì anh ta luôn cảm thấy rằng người lãnh đạo này khiến anh ta ở thế phòng thủ. Để đề phòng điều này, khách hàng của tôi đã chuẩn bị quá mức.
Khách hàng của tôi nhận ra lý do tại sao anh ta luôn chuẩn bị quá mức — để chuẩn bị cho bản thân trước sự hiếu chiến của thành viên trong nhóm. Với dữ liệu này, khách hàng của tôi tập trung hơn vào cách anh ta chuẩn bị và cắt giảm thời gian chuẩn bị của mình. Mặc dù không phải cuộc họp nào cũng diễn ra tốt đẹp, nhưng anh ấy vẫn dành thời gian để làm các dự án khác.
Tạo khuôn khổ — Xác định 80% của bạn
Tạo một khuôn khổ chuẩn bị chỉ gói gọn những yếu tố quan trọng nhất. Bằng cách đặt ra các tham số, bạn tạo ra tiêu chuẩn quy tắc tám mươi phần trăm của riêng mình: bạn không cần phải chuẩn bị cho tất cả các trường hợp dự phòng, chỉ cần tám mươi phần trăm.
Các khách hàng thường nói với tôi rằng họ ước gì họ không dành quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị cuộc họp và thay vào đó tập trung vào các lĩnh vực khác. Điều này đặc biệt đúng khi nó liên quan đến công việc thực thi. Các nhà lãnh đạo muốn thực hiện hoàn hảo, vì vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng các chi tiết nhỏ của việc thực hiện có thể là một sự thoải mái đối với nhiều nhà quản lý. Nhưng chuẩn bị cho một trăm phần trăm các trường hợp dự phòng không hiệu quả. Với thói quen này, các nhà lãnh đạo mất thời gian đáng lẽ dành cho việc suy nghĩ sáng tạo về phòng ban hoặc công ty của họ.
Dành không gian cho suy nghĩ và sáng tạo. Tạo một khuôn khổ với dòng thời gian chứa các chi tiết cụ thể về những gì bạn sẽ làm, và khi nào — và những lĩnh vực bạn sẽ từ bỏ. Phương pháp này sẽ giúp bạn đạt được tám mươi phần trăm của mình.
Hoàn thành nhanh chóng tránh hậu quả lâu dài
Đôi khi các nhà lãnh đạo cần phải giải quyết nhanh, chứ không phải chuẩn bị, và chỉ đơn giản là xem nó diễn ra như thế nào.
Chiến lược này có nhiều rủi ro và chỉ nên được sử dụng cho các cuộc họp ít rủi ro. Tôi đề xuất chiến lược này với hy vọng rằng các nhà lãnh đạo sẽ thấy rằng việc chuẩn bị thêm không giúp ích gì về lâu dài.
Một khách hàng mà tôi làm việc đã thử cách tiếp cận này trong một cuộc họp ít rủi ro. Cô ấy trở lại vui mừng báo cáo rằng, trên thực tế, cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp. Cô nhận ra rằng các nhà lãnh đạo khác cũng chưa chuẩn bị cho cuộc họp, nhưng tất cả đều ổn. Với nhận thức này, khách hàng của tôi đột nhiên có lại thời gian suy nghĩ quan trọng.
Mặc dù điều quan trọng là các nhà lãnh đạo chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng, nhưng có những trường hợp việc chuẩn bị đơn giản là không cần thiết — và trên thực tế, có hại cho sự phát triển nghề nghiệp. Chuẩn bị quá kỹ khiến bạn không thể tập trung vào điều quan trọng. Thử nghiệm một trong những chiến thuật này để xem bạn có thể hạn chế dần thời gian chuẩn bị cuộc họp của mình như thế nào.
Biên dịch bởi NhanvienBanhang.vn