Ồ, quá nhiều email… Email dồn dập đến đã làm đảo lộn hành vi và cách cư xử, cách tương tác trong hoạt động nghề nghiệp. Nhưng các số liệu cho thấy một chút quyết tâm có thể giúp chúng ta vượt qua sự hoảng loạn để kiểm soát các email ồ ạt đến làm tràn ngập hộp thư: 70% email nghiệp vụ được mở ra trong 6 giây sau khi chúng đến hộp thư, và tỷ lệ này là 85% trong 2 phút đầu tiên. Nhưng có đến 73% trong số email nhận được lại không liên quan gì đến hoạt động của người nhận. Số liệu thống kê cho thấy trong năm 2017, các nhân viên khung ở Châu Âu đã dành đến 5 giờ mỗi ngày để ‘check’ email.
Email ồ ạt đến hộp thư là nguyên nhân chính khiến cho nhân viên thường xuyên kết nối, luôn chuyển từ việc này đến việc khác, gây căng thẳng, quá tải, mất kiểm soát hoạt động của mình.
Công việc của bạn không phải chỉ là thuần túy trả lời email
Xin nhắc lại: công việc của bạn không phải chỉ là trả lời email. Lời khuyên đầu tiên là cần nhận thức rằng tất cả email đến đều có thể chờ một thời gian để được giải quyết. Romain Bisseret nhận thấy “đối tác gởi email cho bạn là vì anh ta không thể đến gặp hoặc điện thoại cho bạn”. Vì vậy, bạn chính là người phải xác định email đó có thể chờ để được trả lời trong bao lâu và các email khác cũng vậy.
Ý tưởng trên đây là rất quan trọng khi bạn biết rằng phải mất trung bình 2 phút 30 giây để tập trung tốt sau mỗi lần gián đoạn… Một mẹo nhỏ là bạn có thể ghi bên dưới chữ ký trong email của mình: “Tất cả email được trả lời trong… ngày. Sau thời gián đó mà không nhận được hồi âm thì xem như email không đến hộp thư của tôi”. Tất nhiên hạn chót để trả lời email được xác định tùy thuộc vào nghiệp vụ, lĩnh vực chuyên môn hay chính sách của doanh nghiệp.
Kiềm chế cơn nghiện email
Romain Bisseret cho biết: “Tự động lướt qua các email trong hộp thư không chỉ là vô ích mà thật ra còn kiềm hãm năng suất của doanh nghiệp”. Thật vậy, chúng ta có thói quen lướt qua email mỗi khi ngồi vào máy và cho rằng không thể làm khác đi được. Romain Bisseret viết: “Nhưng đó là điều sai lầm: nói chung, nguyên nhân chính khiến bạn mở và lướt qua các email vào buổi sáng là do tò mò”. Theo tác giả quyển sách, một trong những dấu hiệu nghiện email là lời biện minh sau đây: “Nhưng nếu lỡ có vấn đề khẩn cấp thì sao?” Thật ra, khả năng xảy ra điều này là rất hiếm…
Mặt khác, Romain Bisseret nhắc nhở: “Nếu sợ bỏ lỡ email của sếp, bạn có thể sử dụng một số quy tắc nhất định của phần mềm văn phòng có chức năng thông báo sự xuất hiện email của những người này”.
Vận dụng chế độ
Để xử lý dòng email đổ xô vào hộp thư đến, bạn nên cài đặt “chế độ mail”: “Bộ não của chúng ta thích vận dụng “chế độ’ mail”, tác giả giải thích. Ý tưởng chủ yếu là chúng ta tiêu tốn ít năng lượng hơn sử dụng cùng một chế độ cho nhiều dự án khác nhau thay vì thay đổi chế độ vận hành trong khi vẫn ở trên cùng một dự án. Do đó, sẽ thích hợp để quản lý một phần lớn email chỉ bằng một động tác và nhờ đó bạn chỉ mất ít thời gian để quản lý tất cả các email tại một hoặc nhiều thời điểm trong ngày mà bạn đã chọn.
Phát huy thực hành tốt
Nói về quản lý email, Romain Bisseret đề nghị vận dụng phương pháp GTD (Getting Things Done: hoàn thành công việc): “Theo phương pháp này, thực hiện các việc chỉ một lần. Chỉ đọc email một lần và ngay lập tức quyết định phải làm gì với nó. Xác định có gì phải làm với email đó hay không và công việc tiếp theo phải thực hiện là gì”.
Để làm điều này, phải phân loại các email bằng cách xác định những email cần được bạn xử lý và những email không cần xử lý. Và như vậy, mọi thứ đã rõ ràng: nếu một email mà bạn chỉ mất dưới 2 phút để giải quyết, hãy thực hiện ngay lập tức. Nếu phải mất hơn 2 phút để giải quyết, hãy chuyển cho nhân viên thuộc cấp xử lý. Nếu email trên 2 phút này bắt buộc bạn phải trực tiếp xử lý, hãy đưa nó vào danh sách “phải làm” và xử lý nó vào thời điểm phù hợp với bạn.
Nếu email không cần bất kỳ hành động nào của bạn, có 3 lựa chọn: một là vứt bỏ nó đi; hai là xếp loại và lưu trữ nó nếu đó là một thông tin có thể hữu ích cho bạn; ba là thông tin làm bạn quan tâm nhưng bạn chưa có thời gian để xem qua, hãy xếp loại nó vào thư mục “xem vào một ngày khác”.
Có nên lưu trữ email không?
Romain Bisseret trích dẫn lời chứng của một nhà quản lý: “Tôi có cảm tưởng như công việc của mình là phân loại email. Mỗi ngày, tôi dành 2 giờ chỉ để xếp loại và tìm kiếm email, với một tập tin cho mỗi dự án và nhiều tập tin phụ…”. Thật ra, có nhiều người phân loại email của họ. Điều này mất rất nhiều thời gian. Cuối cùng, tác giả khuyên không nên để lãng phí thời gian đó mà thường chỉ là “để đáp ứng nhu cầu bảo mật. Hiện nay, các phần mềm công cụ tìm kiếm đủ tin cậy để truy tìm bất kỳ email nào một cách nhanh hơn nhiều”.
Làm trống hộp thư của bạn trong 3 động tác
Sẽ dễ dàng làm việc hơn với một hộp thư trống. Tác giả nhận thấy 99% email lỗi thời đến nhanh hơn. Vì vậy, hãy quyết định ngày để trực tiếp chuyển tất cả email cũ vào thư mục lưu trữ, thậm chí đưa vào sọt rác nếu bạn thấy có thể. Nhưng đó là thực tế, chúng ta hay đắn đo, và thường cần đến chỗ trống này, có thể lấy tên thư mục “để xử lý”, với hy vọng sẽ quay lại sau, dù điều này hầu như không bao giờ xảy ra…
Khi hộp thư đã được làm trống, việc tiếp theo cần làm là phân loại email của tháng vừa rồi. Tác giả khuyên: “Đổi đề mục các email còn lại từ ‘ngày nhận’ thành ‘người gởi’. Bạn sẽ có một danh sách các email mà bạn có thể dễ dàng ước tính mức độ thích đáng hơn so với khi chúng được xếp loại theo thứ tự thời gian nhận được”. Hãy mạnh dạn xóa đi. Sau đó, tất cả những gì còn lại là các email cần phải xử lý, giải quyết, trả lời: hãy xếp các email này theo thứ thự thời gian nhận và xếp loại chúng.