Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, có một lực lượng lao động từ xa là một quyết định rất cá nhân cho đến bây giờ. Một số chủ sở hữu thích nhóm của họ hợp tác trực tiếp, trong khi những người khác thích sử dụng công nghệ và cho nhóm của họ cơ hội làm việc tại nhà hoặc khi đi trên đường.
Thật không may, với đại dịch coronavirus gần đây, nhiều chủ doanh nghiệp đã phải đối mặt với một số quyết định khó khăn liên quan đến doanh nghiệp của họ và các nhóm của họ về mặt xã hội. Điều này đã dẫn đến một số cuộc thảo luận rất quan trọng giữa bạn và nhân viên.
Vì vậy, chúng ta nên bắt đầu từ đâu? Có lẽ bạn muốn bắt đầu xây dựng các hệ thống và điều khiển của mình để cung cấp cho các thành viên trong nhóm khả năng làm việc tại nhà hoặc điều chỉnh lịch làm việc của họ trong trường hợp khẩn cấp? Có thể phần lớn nhân viên của bạn đã làm việc từ xa và bạn muốn hiểu rõ hơn về những gì họ đang làm và cách tốt nhất để hỗ trợ họ trong giai đoạn chuyển tiếp này.
1. Thời gian là điều cốt yếu
Thời điểm tồi tệ nhất để có một cuộc thảo luận về kế hoạch dự phòng là khi ta đang trong tình huống khẩn cấp. Lý tưởng nhất là bạn muốn suy nghĩ và lên kế hoạch trước để quyết định cách nhóm của bạn sẽ xử lý các tình huống khẩn cấp khác nhau. Bây giờ, các chi tiết cụ thể tất nhiên sẽ khác nhau tùy theo từng trường hợp, nhưng có một hệ thống tại chỗ để cho phép nhân viên làm việc tại nhà luôn là điểm khởi đầu tốt. Nếu nhân viên của bạn phải đến văn phòng, hãy xem xét việc tạo một tùy chọn lập lịch thay thế nếu họ có mong muốn được tránh chỗ đông người.
Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội để suy nghĩ về những thứ như mức cổ phiếu và sự gián đoạn chuỗi cung ứng khi làm việc với kế hoạch dự phòng của bạn. Nếu khủng hoảng đã đến và bạn chưa lên kế hoạch đúng đắn, vẫn có những điều bạn có thể làm để cải thiện trong quá trình chuyển đổi. Bao gồm các mục:
2. Giao tiếp với nhóm của bạn
Trốn tránh và nghĩ rằng tình hình hiện tại sẽ không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn không phải là cách giải quyết tốt. Thay vào đó, hãy ngồi xuống với đội ngũ quản lý của bạn hoặc các nhân viên chủ chốt khác và thảo luận về cách xử lý công việc trong tay. Hãy chuẩn bị tinh thần để lắng nghe và đặt câu hỏi.
Càng rõ ràng, bạn có thể vẽ bức tranh này nghĩa là càng có nhiều khả năng bạn hài lòng với cách nhóm của bạn xử lý một chướng ngại vật cụ thể. Sai lầm lớn nhất tôi thấy từ các chủ doanh nghiệp là họ có một sự hiểu biết mờ nhạt hoặc không đầy đủ về những gì các thành viên trong nhóm của họ chịu trách nhiệm trong thời kỳ khủng hoảng. Bằng cách tập trung vào các tiêu chí đánh giá rõ ràng, bạn trao quyền cho nhóm từ xa của bạn để hiểu những gì họ đang làm việc để hoàn thành.
Một khi bạn đã giải quyết được những vấn đề quan trọng này, hãy ngồi xuống với nhân viên của bạn và đảm bảo rằng tất cả các bạn đều hiểu những gì được mong đợi ở nhau. Chỉ sau đó, bạn sẽ có tự do để thực sự làm công việc tốt nhất của bạn.
3. Báo cáo tiến độ rõ ràng
Một trong những yếu tố gây căng thẳng lớn khi có lực lượng lao động từ xa (hoặc trong thời kỳ khủng hoảng) là không biết tình trạng của các dự án và sản phẩm giao. Rất may, với một kế hoạch nhỏ, bạn và nhân viên của bạn có thể thư giãn và tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ có giá trị nhất của bạn trong thời gian không chắc chắn.
Hãy tự đặt câu hỏi:
- "Chỉ số hiệu suất chính" (KPI) nào họ nên báo cáo? Bao lâu?
- Họ nên gửi những cập nhật gì? Làm thế nào thường xuyên giữ liên lạc?”
Trong công ty của tôi, nhân viên từ xa của chúng tôi kiểm tra mỗi tuần một lần (tùy vào quy mô dự án). Ở đó, chúng tôi ghi lại các nhiệm vụ lớn của chúng tôi đã hoàn thành trong tuần, các cột móc quan trọng và các nhiệm vụ cho tuần tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng bảng tính, trình quản lý tác vụ hoặc thậm chí gửi email để ghi lại những kết quả đạt được và danh sách công việc của mình.
Nếu nhóm của bạn chưa quen với công việc từ xa, bạn hãy khuyến khích đăng ký hàng tuần cho đến khi họ trở thành một phần của văn hóa công ty.
4. Kiểm tra trực tiếp
Có rất nhiều điều để nói về công việc từ xa và sự xa cách xã hội trong thời kỳ khủng hoảng, nhưng khi nói đến các dự án động não và sáng tạo, không có gì hiệu quả bằng những cuộc trò chuyện trực tiếp. Vì vậy, hãy khám phá bằng cách sử dụng các ứng dụng hội nghị, cuộc họp video và các công cụ khác để giữ cho nhóm của bạn luôn được kết nối khi làm việc từ xa.
Chúng tôi gặp nhau mỗi tuần một lần với tư cách là một đội hầu như cải thiện cảm giác bị cô lập. Nó thường là một cuộc trò chuyện nhanh trong 15 phút qua đường truyền mạng. Mỗi tháng một lần, chúng tôi nâng cấp cuộc trò chuyện này lên cuộc họp 30 phút. Một trong những phần hay nhất của cuộc trò chuyện video là cơ hội để xem nhóm của chúng tôi trong văn phòng tại nhà của họ và tạo ra sự kết nối.
Thay đổi cách bạn kinh doanh rất căng thẳng, nhưng với một chút giao tiếp và làm việc nhóm, quá trình chuyển đổi hình thức làm việc không phải là một điều khó khăn. Và đây là cách làm thế nào để doanh nghiệp của bạn xử lý khoảng cách xã hội trong thời kỳ khủng hoảng.
Phiên dịch bởi NhanvienBanhang.vn