Bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu suất công việc của mình
Bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của mình tại nơi làm việc bằng cách thực hành tám mẹo này được cung cấp bởi Jason Womack, huấn luyện viên điều hành và tác giả của cuốn sách "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More." Jason đã tham gia một cuộc phỏng vấn qua email với rất nhiều ý tưởng hữu ích đến nỗi chúng tràn vào một loạt bài báo.
Phỏng vấn Jason Womack về cách cải thiện hiệu suất công việc
Susan Heathfield: Rất nhiều hệ thống cải tiến năng suất và hiệu suất dường như tốn thời gian, khó sử dụng và khó hòa nhập vào cuộc sống công việc hàng ngày. Tôi đang tìm kiếm các mẹo đơn giản mà độc giả của tôi có thể thực sự làm được, điều này sẽ giúp họ cải thiện hiệu suất nhanh chóng khi họ thử ý tưởng.
Jason Womack: Susan, bạn và tôi sẽ rất hợp nhau. Như cách bạn nghĩ. Vấn đề đầu tiên khi bạn giải quyết cách cải thiện hiệu suất là mọi người đã gắn nhãn sai vấn đề. Họ nói rõ một thực tế rằng họ “không có thời gian”. Vì vậy, theo mặc định, bạn đã đúng.
Hệ thống là thứ cần thời gian để tìm hiểu, thiết lập, bảo trì và cải tiến.
Những suy nghĩ chính để theo đuổi năng suất làm việc
Đây là những gì tôi đề xuất. Ra khỏi cổng, lập ba danh sách.
- Những điều cần suy nghĩ về một số điều khác,
- Những thứ bạn đang quản lý trong 3-9 tháng tới (những điều này đến từ những gì bạn đang nghĩ đến) và
- Những việc cần làm trong 96 giờ tới (những việc này đến từ những gì bạn đang quản lý).
Những điều cần suy nghĩ thêm:
- Bước qua khoảng thời gian 24 giờ, hầu hết mọi người sẽ xác định điều gì đó mà họ muốn nghĩ lại sau đó.
- Ai đó nói về kỳ nghỉ mà họ vừa đi và bạn nghĩ, "Hmmm, tôi nên nói về kỳ nghỉ hè của chúng tôi với ."
- Ai đó đề cập đến một hội thảo / hội nghị mà họ đã tham dự, và bạn nghĩ, “Quý tới, tôi cần xem xét việc tham dự một hội nghị thương mại”. Một người nào đó trên tàu điện ngầm có một cuốn sách mà họ đang đọc và điều đó khiến bạn nghĩ rằng… bạn hiểu đúng.
Vì vậy, hãy giữ lại một số thứ để suy nghĩ về hàng tồn kho. Tại bất kỳ thời điểm nào, tôi có thể có 15-20 thứ trong danh sách này và tôi chỉ xem xét nó hàng tuần để đảm bảo rằng tôi vẫn quan tâm đến những thứ đó. Hãy cẩn thận để không tải danh sách này lên. Đó không phải là một danh sách nhiều việc cần làm trong cuộc đời bạn.
Những thứ bạn đang quản lý trong 3-9 tháng tới:
90–240 ngày là một chặng đường dài, nhưng, nó sẽ ở đây trước khi bạn biết điều đó. Cách dễ nhất để tiếp cận danh sách này là lấy lịch của bạn ra và xem từ 12 đến 36 thứ Sáu tiếp theo. Hãy tự hỏi bản thân, "Tôi muốn làm gì vào lúc đó?"
Chia sẻ kế hoạch này với người cố vấn của bạn, nếu bạn có. Bạn sẽ muốn người cố vấn của mình xem những gì bạn nghĩ bạn nên làm để họ có thể thường xuyên đặt câu hỏi, hỗ trợ và thử thách kế hoạch năng suất của bạn.
Những việc cần làm trong 96 giờ tới:
Đây là nơi cao su chạm vào mặt đường - nơi mọi thứ được thực hiện, thực tế. 96 giờ là khoảng thời gian mà hầu hết mọi người có thể dự báo trong tương lai. Bạn có thể chỉ cần biết những gì trong bốn ngày tới có sẵn cho bạn: những người bạn gặp gỡ, những gì bạn sẽ làm ngoài kia trong thế giới rộng lớn, v.v. Danh sách việc cần làm của riêng tôi chỉ có vậy và, tôi làm việc chăm chỉ nhất có thể để thực hiện các hành động mà tôi đã liệt kê ở đó xuống các khối hoạt động kéo dài 15 phút.
Tại sao 15 phút? Dễ dàng: Nó đủ dài để thực sự đạt được tiến bộ về điều gì đó nhưng đủ ngắn để tìm thấy trong một ngày bình thường. Tin tôi đi, nếu bạn tìm kiếm chúng, bạn sẽ nhận thấy khoảng thời gian từ 2-10 15 phút mở cửa mỗi ngày.
Cơ hội quan trọng nhất để cải thiện năng suất làm việc
H: Ba phần năm cơ hội lớn nhất để nhân viên bình thường cải thiện hiệu suất hàng ngày là gì?
A: Ok, câu hỏi thú vị. Chính tiêu đề của cuốn sách, "Your Best Just Got Better" có xu hướng thu hút những người có thành tích cao hơn, những người được thăng chức gần đây và những người nổi tiếng trên thế giới (giám đốc điều hành, tình nguyện viên, thành viên cộng đồng, sinh viên đại học và trung học, hầu hết mọi người ai muốn tìm hiểu thêm).
Chọn ba công việc quan trọng nhất của bạn trong ngày.
Đây là những điều quan trọng nhất của bạn — không phải việc cần làm, mà là những lĩnh vực bạn muốn tập trung vào và giải quyết trực tiếp trong ngày. Trong khi một số khách hàng chọn công việc quan trọng nhất của họ vào buổi sáng, tôi khuyên bạn nên làm điều này ngay hôm nay trước khi rời khỏi công việc. Để danh sách này ở nơi có thể xem nhiều lần trong ngày và đăng ký khoảng 2 giờ một lần và hỏi: "Tôi đang làm như thế nào với những gì tôi đã nói là tôi sẽ tập trung vào hôm nay?"
Tạo cách tiếp cận theo định hướng quy trình để quản lý quy trình làm việc. Quá trình tôi huấn luyện là xây dựng các lựa chọn vào ngày làm việc. Bạn càng biết nhiều, bạn càng có nhiều lựa chọn. Khi bạn nhớ lựa chọn tiếp tục đi theo con đường mà bạn đã chú ý hoặc tập trung lại vào một, hai hoặc ba ưu tiên của mình và hoàn thành công việc quan trọng, bạn có thể đưa ra lựa chọn đó.
Giảm tối đa sự gián đoạn.
Bạn đã đọc đúng. Hầu hết mọi người cố gắng giảm thiểu số lần họ bị gián đoạn. Họ nói đồng ý với các cuộc họp, tạo ra các cuộc họp giả, mang một đống công việc (hoặc máy tính xách tay của họ) đến phòng hội nghị hoặc quán cà phê, bật thông báo “Không làm phiền” trên điện thoại hoặc “Vắng mặt” trên email — tất cả đều có trong hy vọng rằng họ sẽ có thêm một vài khoảng thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành công việc của mình.
Hãy tưởng tượng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian nếu mọi người làm việc này cho bạn. Hãy tưởng tượng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian nếu mọi người ngắt lời nhau ít hơn hai bốn lần mỗi giờ và tối đa hóa mỗi lần gián đoạn bằng cách nói cùng một lúc về hai hoặc bốn điều mà họ đã nghĩ đến trong thời gian qua.
Công nhận công việc tốt.
Ai đang làm điều gì đó tốt? Ai đang làm điều gì đó tuyệt vời? Bắt đầu từ ngày mai và mỗi ngày một lần trong năm ngày tiếp theo, hãy dừng lại và công nhận một người nào đó trong nhóm của bạn. Hãy cho nhân viên biết rất rõ ràng những gì bạn đã thấy họ làm, cách bạn nghĩ điều đó đang giúp thúc đẩy sứ mệnh về phía trước và rằng bạn đánh giá cao nỗ lực họ đang làm.
Trong năm ngày, hãy thử nghiệm điều này và lưu ý về mức độ tương tác của chính bạn trong / với những gì bạn làm. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đang tham gia nhiều hơn, hãy tiếp tục làm điều này. Nó sẽ cải thiện hiệu suất của bạn và hiệu suất của các nhân viên báo cáo cho bạn.
Tiếp thị bản thân cho một người cố vấn mới.
Các giáo viên, huấn luyện viên, người cố vấn của bạn — cái mà tôi gọi là mạng xã hội của bạn trong cuốn sách — đã khuyến khích, thúc đẩy và yêu cầu bạn tiến bộ nhiều nhất có thể. Để đạt được cấp độ tiếp theo đó, bạn có thể không muốn trông cậy vào cùng một nhóm cố vấn như trước đây. Hãy cho một vài người cụ thể biết rằng bạn đang tìm kiếm một người cố vấn mới.
Bạn muốn ai đó gặp gỡ chỉ vài lần để uống cà phê / trà hoặc ăn trưa. Ra khỏi văn phòng và ngồi xuống với một người sẽ chăm chú lắng nghe những gì bạn đang làm, bạn đang đi đâu và những gì bạn mơ ước mà không cần phải can thiệp vào ý kiến — hoặc thậm chí là lời khuyên.
Dưới đây là một mẹo về email mà người đọc có thể thực hiện.
Khi bạn gửi email cho đồng nghiệp yêu cầu điều gì đó, hãy đặt một động từ trong dòng chủ đề của email. Hầu hết những người bạn làm việc xung quanh nhận được từ 50-200 email mỗi ngày. Bạn muốn email của bạn là email mà họ nhìn thấy trên SmartPhone hoặc trong hộp thư đến của họ và biết chính xác những gì bạn đang yêu cầu họ làm. Thay vào đó, hãy coi dòng tiêu đề của bạn là dòng hành động và xem tỷ lệ phản hồi của bạn tăng cao.
Phiên dịch bởi NhanvienBanhang.vn